09.00 - Calendario ottimizzato

Il calendario come interfaccia della giornata. Il tempo è un mosaico di blocchi da organizzare al millimetro. Pena: perdere lo slancio.

Art di Giacomo Gambineri

La routine quotidiana nell'era delle app. Tra efficienza, algoritmi e il desiderio di una vita sempre più misurabile. Appuntamento ogni venerdì con "Una giornata ipermoderna. Ritratti di un’esistenza ottimizzata", la nostra nuova serie.

Prima fu l’agenda cartacea. Poi arrivarono il calendario condiviso di Microsoft Outlook e l’app di Google Calendar che notifica gli appuntamenti. Da tempo, il tempo in ufficio non è più solo tuo, è condiviso con i colleghi: deve essere difeso, per questo lo fai gestire dall’app di IA per essere allineato ai task assegnati su Todoist, e suddiviso in blocchi di deep work da 25 minuti. Uno studio sostiene che il time blocking può aumentare la produttività fino all’80% mentre il context switching – saltare da un task all’altro – può far sprecare fino a sei ore al giorno.

Se non è in Google Calendar, non esiste: tra sale riunioni, persone e automobili non c’è più differenza, sono risorse prenotabili. Optana combina attività, email, riunioni e calendari per una gestione completa del tempo. La sua routine di pianificazione giornaliera guidata ti aiuta a stabilire le priorità delle attività in modo intenzionale.

L’app usa la matrice di Eisenhower per classificare i compiti: importante, urgente, entrambe le cose, nessuna delle due. Oggi quasi tutto è sia importante che urgente, così un’IA che ti dica cosa fare è funzionale.

Pianifica la tua giornata con un sistema assistito dall’IA che bilancia efficacemente il carico di lavoro.

Da quando hai letto When di Daniel Pink sai che il tuo cronotipo è un morning person che rende meglio con task analitici al mattino (picco di attenzione), task routinari a pranzo (modesto abbassamento cognitivo), e creativi nel tardo pomeriggio. Nelle cuffie accendi YouTube con lofi beats to study/relax/work – sei ore di loop, cinquanta milioni di visualizzazioni.

Oggi è un giorno maker (la suddivisione in giorni monotematici è di Paul Graham): il calendario è un Mondrian di slot di lunghezza proporzionale all’importanza e alla lunghezza del task da portare a termine. Ogni task completato ti dà punti proporzionali all’importanza del task. (C’è una classifica globale con tutti gli utenti). L’app ti incoraggia: You’re on fire! Go along!

Domani invece sarà un giorno di tipo manager: il Mondrian sarà composto solo di call da 25 o 55 minuti. I cinque minuti di sfrido – un trucco insegnato dalla tua professional organizer – servono per recuperare il 20 o il 10% del tempo passato in ogni singola riunione: “quello che si fa in 30 si fa anche in 25”, ha detto.

Nessuno più timbra il cartellino, è tutto flessibile – come del resto abbiamo richiesto e ottenuto. Il filosofo Byung-Chul Han lo chiama “sfruttamento volontario”: non c’è più un padrone che ti costringe ma ti sfrutti da solo, nella convinzione di realizzarti, e sostanzialmente, “ti ottimizzi fino a morire”, dice lui. Ma non certo prima di avere ricevuto il bonus di fine anno.

---